每年三月和十二月，HR 的群里都会重复同一场对话：「我年假还剩几天？」「系统里显示 4.5 天。」「不对，我应该是 6 天，去年结转的没算进去。」
请假这件事看起来只是走个审批，实际上一半的争议都出在额度口径上：年假是按月累积还是年初一次性给、入职不满一年怎么折算、上一年没休完能不能结转、结转的部分什么时候作废、请半天算 0.5 还是 1 天。这些规则如果只写在制度 PDF 里，每个人算出来的数都不一样。
先把位置说清楚。站内 OpenClaw 怎么自动排班 管的是「谁上哪个班」；绩效考核与 OKR 复盘 管的是「目标完成得怎么样」；招聘面试安排 管的是「人怎么进来」。这一篇管中间那段：已经在这的人，什么时候不在岗、还剩多少假。
一、请假这件事，为什么值得交给 Agent
三个理由：
- 高频且规则明确：一个月几十上百条，判断依据基本是制度和余额，不需要太多主观判断。
- 最容易出错：算错余额、扣错类型、审批链漏人、请假了排班没改——每一个都能吵起来。
- 天然适合留痕：谁申请、谁批、扣了几天、依据哪条规则，全都可以结构化记录。
反过来说，如果一家公司的假期制度本身写得含糊（比如「原则上可以酌情给」），先别上系统。Agent 只能执行确定的规则，含糊的规则会被它固化成更含糊的东西。
二、三样分开管：假期类型、额度账户、申请单
把三件事压进一张表，是这个场景最常见的错误：
- 假期类型：年假、事假、病假、调休、婚丧产假、工伤假。每种类型的规则不同——有的带薪、有的要证明、有的按自然日算、有的按工作日算。
- 额度账户：每个人每种类型的余额。年假有账户，事假通常没有（按次扣薪），病假有的地区有额度上限。
- 申请单：一次请假的记录。一张单可以跨类型（比如先扣年假再扣事假），也可以跨天。
分开存的好处是：查余额不用翻申请单，查申请单不用重算余额。用「员工工号 + 假期类型 + 年度」做账户的键，用「申请单号」做申请单的键，两者之间只通过「扣减记录」关联。
三、额度口径六项，写不清就会吵
这六项必须在系统里配置，而不是放在制度文档里等人解释：
- 累积方式：年初一次性给、按月累积、按季累积。按月累积要写清「当月几日之后入职是否计入」。
- 折算规则：入职不满一年、离职当年、转正前后，各怎么折算。折算保留几位小数也要定，0.5 天和 0.25 天在很多公司是两套规则。
- 有效期：当年有效、可结转一年、可结转但限期使用。三种口径的余额数完全不同。
- 结转上限：能结转几天，超出部分作废还是折现。这一条最容易被员工追问，也最容易在系统里漏配。
- 最小单位：半天、1 小时、1 天。定了之后所有申请都按这个单位取整，不允许自由填小数。
- 调整权限：谁能手工调余额（HRBP、部门负责人、只有 HR 总监）。调整必须留原因和审批人。
六项里，结转上限和最小单位是最容易漏的两项。漏了的结果是：年底一堆人问「为什么我的假少了」，HR 只能手工补。
四、申请单必填五项，材料单独管
申请单不要做成一张大表单。五个字段够了：
- 类型：从预设列表选，不给自由文本。
- 起止时间：按最小单位取整，跨类型请假的拆成多段。
- 事由：短文本即可，但病假、婚丧产假需要材料。
- 代理人 / 工作交接：谁在这段时间接手，不是必填但强烈建议必填。
- 关联项目或班次：如果影响到排班或项目节点，必须挂上。
材料（病假证明、结婚证等）单独存，不进申请表正文。只收与假期类型直接相关的材料，不收完整病历和身份证号——按 个人信息合规那四道闸 处理，材料访问权限单独授权。
五、审批链按「天数 × 类型」分档
不要给所有请假配同一条审批链，也不要让每个人都能批所有假。三档够用：
- 一档（1 天以内年假/调休）：直属主管批，系统自动过。
- 二档（2 到 3 天，或跨周末的连续假）：主管 + 部门负责人。
- 三档（3 天以上，或病假超过 2 天，或婚丧产假）：加 HR 复核，病假必须核材料。
审批超时是最常见的堵点。规则要写死：主管 24 小时未处理自动提醒，48 小时升级到上一级，升级逻辑直接用 失败升级规则 那一套；确实需要人判断的（比如材料存疑），进 转人工队列，不要卡在自动流程里。
六、余额先预占，别等批完再扣
这是一个小设计，但能消灭大部分超额请假：
- 员工提交申请时，系统立刻在额度账户上预占对应天数，此时余额显示为「可用 = 总额 – 已用 – 预占」。
- 审批通过，预占转为已用；驳回或撤回，预占释放。
- 同一时间段已有申请单的，提交时就拦掉，不要等审批时才发现撞了。
如果等批完才扣，中间那段时间别人看到的是「他还有 5 天」，于是也去请，最后两个人都批了，账户变成负数。预占这一步不做，后面全靠人工对账。
七、和排班、考勤、日程联动
请假批准之后，至少有三件事要跟着动：
- 排班：班次上出现缺口，提醒排班人补位（接 自动排班 那条线，不要另建一套排班表）。
- 考勤：请假期间的缺卡不算异常，避免月底考勤对不上又回头查。
- 日程：本人日历上标出休假，会议邀约自动避开（日程管理 那条线已经能做）。
三件事里最常被漏的是第三件，结果是人休假了还在被拉进会。
八、到期提醒与结转
年假到期是每年投诉最集中的时间点。提醒分三档：
- 提前 60 天：给本人一封「你还有 X 天年假，Y 月 Z 日到期」的提示，抄送主管。
- 提前 30 天：给主管一份「本部门未休年假清单」，方便安排。
- 提前 7 天：只提醒还没安排的人，同时提示结转上限和作废规则。
提醒要合并成一封，不要每天一条。做法的思路和 定时日报周报 一样：定时跑、合并推、只推有变化的。
九、数据只答三问
别做花哨的假期看板，回答三个管理问题就够：
- 哪些部门未休年假集中：说明排班紧或不敢请，是管理信号，不是员工问题。
- 哪类假用得异常多：某部门事假突然上升，可能和加班强度有关，值得看一眼。
- 审批平均耗时多长：卡在谁那里，一看就知道。
三个问题都指向管理动作，不指向个人考核。这一点要写进系统设计里——假期数据一旦被用来评价个人，员工就会开始「合理使用」制度。
十、三条边界与五个坑
三条边界：不替人做准假决定（涉及业务安排）；不自动扣薪或影响绩效（薪资和考核是另一套系统）；不长期保存医疗材料（核完即归档或销毁，按制度定期清理）。
五个坑：
- 制度含糊就上系统：规则解释权还在人手里，系统只是把含糊固化了。
- 余额口径没配置就上线：第一个月就会被追着改数，之后没人信系统里的余额。
- 只做申请不做预占：超额请假、负数余额，全靠人工补。
- 提醒太勤：每天一条到期提醒，一周后全员屏蔽。
- 把假期数据变成考核指标：数据立刻失真，比没有数据更糟。
十一、适合谁
50 人以上、有多个班次或项目制排班、假期类型超过三种的公司最合适，制造业、零售、连锁门店收益最直接。十几人的小团队，一张共享表格加日历就够，上系统维护成本反而更高。
最后一句实在话：请假系统做得好不好，不看界面，看年底有没有人为了「我那两天去哪了」来找 HR。这一条做到了，系统就成了。
