先说个常见场面：公司有七八台车，谁要用就在群里喊一声「明天上午谁的车空着」，行政记在小本子上。到了月底做账，油费、过路费、停车费一堆票据分不清哪台车、哪个部门；等到某台车年检过期被拦在路上，才发现根本没有人盯着这件事。
这一篇讲用 OpenClaw 把「公司自有车辆」这条线管起来。先把分工说清楚：差旅申请与费用预审 管的是出差这趟钱和标准对不对得上（含差旅交通）；物资出入库与领用 管的是货和耗材；设备报修与维保台账 管的是设备坏了要修；证书与域名到期巡检 管的是虚拟资产的时效。这一篇管的是另一个对象：实体车辆从「谁要用」到「花了多少钱」再到「该年检了没有」。
一、先看清要管的是三样东西
用车这件事看着零碎，其实只有三个对象，分开管就不会乱：
- 车——每台车有自己的档案、状态和到期事项。
- 单——每一次用车申请对应一条记录，有起点、终点、时间和事由。
- 人——用车人、司机、审批人。这三者经常不是同一个人，必须分开。
混乱的根源通常是这三样被塞进同一张表：车的年检日期写在用车单上，用车人的部门和车归属的部门混为一谈。
二、车辆台账：先固定七个字段
- 车辆编号——内部编号，登记在册，所有单据都用它关联。
- 车牌与车型——车牌是外部标识，车型决定「能坐几个人、能装多少货」。
- 归属部门——这决定费用算给谁。
- 座位数与用途限制——小型车不跑长途、货车不载人，这类限制要写死在字段里。
- 购置日期与当前里程——里程是后面保养提醒的依据。
- 状态——在用 / 维修中 / 已处置。维修中的车不能派单，这是最基本的防错。
- 责任人——通常是行政或车队负责人，出问题能找到人。
三、用车申请：四项必填，一个也少不了
- 用车人与随行人数——直接决定该派哪一档车。
- 事由与关联项目——事由不能只写「公事」，要能对应到具体项目或客户，否则费用没法归集。
- 起止时间——精确到半天。时间不填具体，派车必然撞车。
- 起点与终点——终点尤其重要，它决定里程预估和是否会产生过路费。
再加一个可选但强烈建议的字段：是否必须当天往返。这一项能一次性挡掉大量「临时加需求」。
四、派车三条规则
- 资格规则——哪一档车什么人可以用。跨城长途、载货、接待客户各有对应车型，规则写死，别靠申请人的自觉。
- 合并规则——同一天、同方向、时间窗接近的申请，自动提示可以合并。这一条省下来的钱最直观。
- 优先级规则——同时抢一台车时怎么排。客户接待、项目现场、日常办公，顺序要写进规则，不能现场吵。
如果要同时安排司机，人力这块可以参照 自动排班 的思路：先算缺口，再排人，最后独立校验冲突。
五、出发和返回都要登记里程
里程这件事，只登记一次等于没登记。规则写两条：
- 出发时记起始读数，返回时记结束读数，两者相减就是本次里程。
- 读数必须连续——新一次的起始读数应该等于上一次的结束读数。对不上，系统直接标出来让人核。
有了连续的里程数据，油耗异常、私用、以及「里程涨了但保养没做」这几类问题都会自己浮出来。这也是后面费用分摊的依据。
六、年检、保险、保养：按三档提前提醒
车辆最要命的漏项不是钱，是过期。年检过期上路、保险断档，代价远大于保养费。
- 按时间到的——年检、保险、行驶证换证、驾驶证有效期。
- 按里程到的——保养、轮胎更换。
- 时间或里程先到的算数——很多保养项目是「半年或一万公里」，两个条件哪个先到按哪个。
提醒分三档：提前 30 天进月度清单、提前 7 天单独提醒责任人、到期未办直接升级。升级逻辑可以直接复用 失败升级规则。每次提醒都要带上「还差什么材料、找谁办」，只报日期不报动作的提醒等于噪音。
七、费用按部门归集
费用分四类挂账：油费、过路与停车、维修保养、保险税费。归集规则写两条：
- 有明确项目的挂项目——比如为某次投标出的车，就挂到那个项目上。
- 没有明确项目的按部门分摊——行政用车按用车人所属部门分，公共事务按月均分。
票据进系统前要先过一遍基础校验，重复报销、金额与里程明显不符的要先拦住，这套思路和 数据质量门禁 是一回事。整理归档按 文档归档 的编号规则来，凭证才好回溯。
八、数据攒够之后能回答三个问题
- 哪台车单位成本最高？——按每公里成本排。高得离谱的通常要么车老、要么用得少。
- 哪类行程最费？——按线路或事由排。数据出来经常发现「临时用车」才是成本大头。
- 谁的用车最多？——不是用来考核人，而是判断该不该把某些外勤改成固定安排。
这些数按固定周期自动出，可以套 定时日报周报 的流程。做图表时注意口径（是否含维修费、是否含保险）要写清楚，不然每个月都在拿不同的东西比。
九、三个边界
- 不代替审批。Agent 可以校验规则、给出建议、生成单据，但批不批是人签的。
- 不自动订车、加油、买保险。涉及真金白银的动作留给人和现有渠道。
- 不做驾驶行为监控。车辆定位、行驶轨迹属于个人信息，除了必要的车辆管理用途，不要顺手做成员工监督系统——处理个人信息的边界参考 个人信息合规的四道闸。
十、五个坑
- 台账不设责任人。没有责任人的台账，三个月之后就是一堆过期数据。
- 里程只登记一次。只记出发或只记返回，等于没有里程数据。
- 把费用记在车上而不是单上。一台车一个月几十笔费用，不分到单和部门，月底必然对不上账。
- 提醒只报日期不给动作。「年检还有 7 天到期」这种提醒，收件人还是不知道该干嘛。
- 忽略里程与保养的联动。只按时间做保养，跑得多的车会长期超期运行。
十一、适合谁
适合：自有车 5 台以上、用车申请还在群里喊的团队，尤其是行政人手少、又没有专门车队管理系统的公司。哪怕先只跑「用车申请 + 里程登记 + 年检提醒」这三件事，也能省掉大量翻记录的时间。
不太适合：只有一两台车、用车很少的团队。这个规模，一个共享日历加一张表就够了。
总结
用 OpenClaw 管用车，核心不是「把纸质台账搬进系统」，而是三件事：把车的到期事项变成自动提醒，把每次用车变成一条可核对的单据，把费用从一堆票据变成按部门和项目分得清的数。这三件事做出来，用车才算从「靠人记」变成「靠制度跑」。
